Kişisel Verilerin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni
6698 sayılı KVKK kapsamında hangi verilerinizi, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlediğimiz ve haklarınız.
Sürüm 1.0 · Yürürlük tarihi: 27 Ağustos 2026
1. Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla ERC Soft Bilgi Teknolojileri Danışmanlık İç ve Dış Ticaret Limited Şirketi tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.
| Bilgi | Değer |
|---|---|
| Veri Sorumlusu | ERC Soft Bilgi Teknolojileri Danışmanlık İç ve Dış Ticaret Limited Şirketi |
| Adres | Ostim OSB Mah. 100. Yıl Bulvarı No:99 İç Kapı No:95 Yenimahalle / ANKARA |
| Telefon | 0850 420 2530 |
| KVKK Başvuru E-postası | kvkk@hesaptut.com |
| MERSİS No | 0339030964200010 |
| Ticaret Sicil No | 391099 |
| Vergi Dairesi / VKN | OSTİM / 3390309642 |
| KEP Adresi | ercsoft@hs06.kep.tr |
| Elektronik Tebligat Adresi | 25969-06675-30952 |
2. Sıfatımız: ne zaman veri sorumlusu, ne zaman veri işleyeniz?
Bu ayrım hizmetimizin doğası gereği önemlidir ve haklarınızı kime karşı kullanacağınızı belirler:
- Sizin verileriniz bakımından veri sorumlusuyuz. Hesabınızı oluştururken ve hizmeti kullanırken verdiğiniz kimlik, iletişim, ödeme ve işlem verileri bu kapsamdadır.
- Uygulamaya girdiğiniz üçüncü kişi verileri bakımından veri işleyeniz. Müşterilerinize, tedarikçilerinize ve çalışanlarınıza ait kayıtlar bu kapsamdadır; bu veriler bakımından veri sorumlusu sizsiniz. Bu verileri yalnızca size hizmeti sunmak için, talimatlarınız doğrultusunda işleriz.
Uygulamaya girdiğiniz üçüncü kişi verilerinin işlenmesi için gerekli hukuki sebebe sahip olmak ve o kişileri aydınlatmak sizin sorumluluğunuzdadır.
3. İşlenen Kişisel Veriler
| Veri Kategorisi | İşlenen Veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad, soyad, unvan, T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası, adres |
| Müşteri İşlem | Abonelik ve paket bilgisi, kontör hareketleri, destek talepleri, fatura kayıtları |
| İşlem Güvenliği | IP adresi, giriş/çıkış kayıtları, oturum bilgileri, cihaz ve tarayıcı bilgisi, denetim kayıtları |
| Finans | Fatura bilgileri, ödeme yöntemi (kart bilgisi Şirket tarafından saklanmaz), banka hesap ve IBAN bilgisi |
| Pazarlama | İleti izinleri, ileti gönderim ve etkileşim kayıtları |
| Talep / Şikâyet | Destek yazışmaları, çağrı merkezi kayıtları |
Kredi kartı bilgileriniz Şirket sistemlerinde saklanmaz; ödeme işlemleri lisanslı ödeme kuruluşları üzerinden gerçekleştirilir.
4. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepleri
| Amaç | Hukuki Sebep (KVKK m.5) |
|---|---|
| Hesabın oluşturulması, hizmetin sunulması ve sürdürülmesi | Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması — m.5/2-c |
| Ücretlendirme, faturalama ve tahsilat süreçleri | Sözleşmenin ifası — m.5/2-c · Hukuki yükümlülük — m.5/2-ç |
| e-Belge düzenlenmesi ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na raporlanması | Hukuki yükümlülük — m.5/2-ç |
| Yasal saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi | Hukuki yükümlülük — m.5/2-ç |
| Destek taleplerinin karşılanması, hizmet kalitesinin ölçülmesi | Meşru menfaat — m.5/2-f |
| Sistem güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi, denetim kaydı tutulması | Meşru menfaat — m.5/2-f · Hukuki yükümlülük — m.5/2-ç |
| Hesapla ilgili işlem bildirimlerinin gönderilmesi | Sözleşmenin ifası — m.5/2-c |
| Kampanya, tanıtım ve pazarlama iletileri gönderilmesi | Açık rıza — m.5/1 |
| Uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması | Meşru menfaat — m.5/2-f · Hakkın tesisi — m.5/2-e |
5. Toplama Yöntemi
Kişisel verileriniz; web sitemiz ve uygulamamız üzerinden doldurduğunuz formlar, e-posta ve telefon yoluyla kurulan iletişim, uygulama kullanımınız sırasında otomatik olarak oluşan kayıtlar ve iş ortaklarımızdan gelen bilgiler aracılığıyla, kısmen otomatik ve otomatik olmayan yollarla toplanır.
6. Kimlere Aktarılıyor?
Kişisel verileriniz, KVKK m.8 ve m.9'daki şartlara uygun olarak aşağıdaki taraflara aktarılabilir:
| Alıcı Grubu | Aktarım Amacı |
|---|---|
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları | Gelir İdaresi Başkanlığı'na e-Belge raporlaması ve mevzuattan doğan bildirim yükümlülükleri |
| Özel entegratörler ve e-Belge hizmet sağlayıcıları | e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye gönderim ve alım süreçleri |
| Bankalar ve ödeme/elektronik para kuruluşları | Abonelik tahsilatı, online tahsilat ve banka entegrasyonu |
| Bulut altyapı ve barındırma sağlayıcıları | Hizmetin teknik olarak sunulması ve verilerin saklanması |
| E-posta ve SMS gönderim hizmet sağlayıcıları | Bildirim ve ileti gönderimi |
| Mali müşaviriniz | Yalnızca sizin yetkilendirmeniz hâlinde, tanımladığınız yetki kapsamında |
| Hukuk, mali müşavirlik ve denetim danışmanlarımız | Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hakların korunması |
Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya kiralanmaz.
Yurt dışına aktarım yapılması hâlinde, KVKK m.9'da öngörülen şartlar (açık rıza, yeterlilik kararı, standart sözleşme veya bağlayıcı şirket kuralları) sağlanır ve bu durum ayrıca bildirilir.
7. Saklama Süreleri
| Veri | Saklama Süresi |
|---|---|
| Hesap ve firma kayıtları | Hesap aktif olduğu sürece; sonrasında mevzuatın öngördüğü süreler |
| Mali kayıtlar, faturalar, e-Belgeler | Vergi Usul Kanunu uyarınca 5 yıl; Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl |
| İşlem güvenliği ve denetim kayıtları | En az 2 yıl |
| Ticari elektronik ileti izin kayıtları | İznin geri alınmasından itibaren 3 yıl (6563 sayılı Kanun) |
| Destek yazışmaları | Talebin kapanmasından itibaren 3 yıl |
| Kullanılmayan deneme hesabı verileri | Deneme bitiminden 60 gün sonra silinir |
Süre sonunda kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8. Haklarınız (KVKK m.11)
Veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
- KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
9. Başvuru Yolu
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak aşağıdaki yollarla iletebilirsiniz:
- Yazılı olarak, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte Ostim OSB Mah. 100. Yıl Bulvarı No:99 İç Kapı No:95 Yenimahalle / ANKARA adresine,
- Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizden ercsoft@hs06.kep.tr adresine,
- Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@hesaptut.com adresine,
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile.
Başvurunuz en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz (30) ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış (60) gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.